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Administrar una flota de vehículos no es tarea fácil. La digitalización y la automatización son la clave de la escalabilidad y el software de rastreo de flotas por GPS puede ayudar, pero sólo si utilizas el sistema en todo su potencial.
Este artículo te mostrará cómo tu sistema de rastreo de flotas puede mejorar la eficacia, aumentar la satisfacción del cliente, reducir la carga administrativa, dar prioridad a la seguridad de los conductores y simplificar el cumplimiento mediante la digitalización y automatización de tus procesos actuales.
Sigue leyendo para ver las 5 ventajas que puedes obtener con el último software de rastreo de flotas.
Mejorar la eficiencia de la flota
La eficiencia es la clave de la rentabilidad en la era digital. El software de rastreo de flotas actual ofrece una amplia gama de funciones que mantienen a los trabajadores remotos conectados a la empresa y maximizan la eficiencia del flujo de trabajo. La tecnología más reciente se conecta a una amplia gama de aplicaciones móviles para conductores que te permiten digitalizar casi cualquier proceso, incluidos:
- Informes de Inspección de Conductores y Vehículos (DVIR): Los Informes de Inspección Conductor-Vehículo facilitan la realización y el envío de inspecciones antes y después del viaje, con carga de fotos, directamente desde tu dispositivo móvil.
- Flujos de trabajo digitales: Los conductores pueden completar los procesos en su dispositivo móvil, garantizando que la introducción de datos es precisa y que los registros se actualizan al instante.
- Optimización de rutas: Asegúrate de que los conductores siguen las rutas predefinidas y proporciona rutas GPS basadas en criterios específicos.
- Despacho y administración de trabajos: Crea hojas de ruta diarias o trabajos ad hoc y asígnalos a tu equipo remoto, con acciones claras y rutas de destino. Añade o elimina paradas en tiempo real, comunica con precisión las horas de llegada a los clientes y captura la prueba de entrega.
- Prueba de entrega: Asegúrate de que todas las entregas se realizan con confirmación del cliente, en forma de captura de firma y fotos.
- Comunicación con los conductores: Actualiza a los conductores en tiempo real a través de un canal de comunicación dedicado en la cabina.
Satisfacción del cliente
Todos sabemos que es más rentable mantener a un cliente existente que adquirir uno nuevo. Por eso es tan importante la experiencia del cliente. Cuando se trata de una buena experiencia del cliente, necesitas utilizar la última tecnología para obtener una ventaja competitiva y diferenciar tu oferta. He aquí cómo la última tecnología de rastreo de flotas por GPS puede ayudarte a mejorar la satisfacción del cliente:
- Servicio más rápido: El rastreo de ubicaciones y la optimización de rutas ayudan a garantizar el envío del vehículo más cercano en el menor tiempo posible.
- Valor de marca: Tomar medidas proactivas que demuestren tu compromiso con la seguridad de los conductores y la responsabilidad medioambiental puede ayudar a establecer tu reputación como proveedor responsable.
- Facturación precisa: Factura a tus clientes con precisión y rapidez, y resuelve cualquier conflicto de facturación antes de que afecte a la relación.
- Reducción de las ventanas de tiempo estimado de llegada: Proporciona mejores datos a los clientes sobre cuándo, dónde y cómo se realizará el trabajo. No hagas que los clientes esperen interminablemente a que aparezca un técnico de entrega o servicio.
El rastreo de flotas por GPS reduce el tiempo de administración
Los procesos basados en papel atascan cualquier empresa. El rastreo de flotas por GPS ofrece múltiples formas de reducir la carga administrativa y mejorar la eficiencia administrativa.
- Formularios digitales: La lógica condicional y los cálculos automatizados aceleran la captura de datos y eliminan los errores de humor. Los formularios digitales no se pierden ni se estropean, y puedes asegurarte de que se capturan todos los campos obligatorios y de que los empleados no se saltan información vital. La información capturada también está disponible al instante, por lo que evitas el retraso en el conocimiento que se observa con los procesos en papel.
- Comunicación bidireccional: La capacidad de comunicarse con los conductores en tiempo real, incluyendo cambiar, añadir o eliminar paradas, es crucial para el éxito de un back office. Mantén informados a los clientes con actualizaciones de estado en tiempo real desde el dashboards de administración de tu flota.
- Informes automatizados: Configura informes automatizados para varias funciones diferentes, como los informes de impuestos sobre el combustible, las horas de servicio y la disponibilidad de los conductores, eliminando prácticamente los procesos manuales que repercuten negativamente en la eficiencia.
- Sistema único: El software de rastreo de flotas más reciente puede utilizarse para gestionar una amplia gama de procesos de administración de flotas, como el mantenimiento, la gestión de trabajos, las rutas, la seguridad de los conductores y el cumplimiento de las normas. La estandarización en una única plataforma ayudará a tu equipo a acceder rápidamente a la información que necesita.
Seguridad del conductor
La seguridad del conductor desempeña un papel importante en el rastreo de flotas por GPS. De hecho, la mayoría de las tecnologías modernas de rastreo de flotas, incluidas las cámaras AI de los dashboards y los acelerómetros, están diseñadas para mejorar la seguridad en carretera. En la última tecnología de rastreo de flotas, dispondrás de funciones de seguridad clave, entre las que se incluyen:
- Cámaras integradas: Las cámaras de los dashboards sirven para multitud de propósitos, incluida la seguridad del conductor. La formación proactiva del conductor para incidentes en carretera, como el exceso de velocidad, los rebufos y las paradas en seco, es un componente crítico de un programa de seguridad de flotas. Un estudio del Virginia Tech Transportation Institute (VTTI) descubrió que los sistemas de vídeo integrados y basados en eventos reducían las colisiones con heridos y mortales en un 35% y un 20%, respectivamente.
- Scorecards del conductor: Los Scorecards de seguridad del conductor señalan cada vez que tus conductores incurren en comportamientos de riesgo e inseguros al volante. Esta información puede utilizarse para la formación o para desarrollar programas de recompensa y reconocimiento para tus mejores conductores.
- Alertas en cabina: Los conductores reciben alertas en tiempo real sobre comportamientos de conducción inadecuados, como giros bruscos, frenazos bruscos y aceleraciones bruscas. Establece tus propios umbrales de alerta y utiliza los datos para futuros programas de formación.
- Administración del mantenimiento: Los problemas mecánicos son una de las principales causas de la mayoría de los incidentes de seguridad en carretera. Tanto el Mantenimiento Predictivo como el Mantenimiento Preventivo pueden ayudar a reducir los riesgos para la seguridad y a mantener tu flota y tus conductores en la carretera durante más tiempo.
Gestión del cumplimiento
Por último, pero no por ello menos importante, está la Gestión del Cumplimiento: el corazón y el alma de cualquier buen software de administración de flotas. Mantener el cumplimiento ayuda a tu flota a evitar costosas multas y a mantener tus vehículos en la carretera. Estas son las herramientas de rastreo de flotas que necesitas para cumplir la normativa:
Dispositivo Electrónico de Registro (ELD): La ley exige un ELD aprobado por la FMCSA para muchas flotas. Consulta el estado del conductor, las Horas de Servicio (HOS) y mucho más en un panel en tiempo real. Los conductores tienen acceso a una aplicación fácil de usar que no sólo registra las actualizaciones clave de las horas de servicio, sino que describe claramente las horas disponibles y los requisitos de las pausas de descanso.
Acuerdo Internacional de Impuestos sobre el Combustible (IFTA): El IFTA simplifica el proceso de administración de los impuestos interestatales sobre el combustible y facilita el rastreo de los kilómetros recorridos por estado o provincia para facilitar los cálculos. Obtén acceso instantáneo a una cuenta online de impuestos sobre el combustible para que siempre tengas la información que necesitas para la administración de los impuestos sobre el combustible.
Informes de Inspección Conductor-Vehículo (DVIR): Realiza inspecciones antes y después del viaje digitalmente desde un dispositivo móvil y envía informes al instante. Activa alertas de defectos críticos y resuelve rápidamente los elementos que requieran mantenimiento. Esto ayudará a mantener tu flota en la carretera y a tus conductores seguros.
Conclusion
El último software de seguimiento de flotas por GPS ofrece muchas formas de mejorar la eficiencia mediante la transformación digital y la automatización. Desde la optimización de rutas y la mejora de la comunicación hasta las inspecciones y el mantenimiento de los vehículos, estas herramientas están ayudando a las empresas a alcanzar todo su potencial.
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