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Con la gran cantidad de datos disponibles en el software de administración de flotas, es importante que los operadores de flotas comprendan qué áreas de tu administración quieren cambiar y en qué puntos de datos deben enfocarse para comprender el rendimiento y la mejora. En este artículo esbozamos los datos que se capturan en los sistemas de administración de flotas y damos nuestros 5 consejos principales sobre cómo puede desbloquear su valor.
¿Qué datos capturan el software de administración de flotas?
El software de administración de flotas puede capturar una amplia gama de datos en muchas áreas que impactan las operaciones diarias de tu flota. A continuación se presentan las áreas más críticas y los diferentes datos que se pueden capturar:
Seguridad de Flotas
La seguridad del conductor es un punto clave de enfoque para muchas empresas y hay una gran cantidad de datos que pueden ayudar a los administradores de flotas a monitorear y mejorar la seguridad. La mayoría de los sistemas de administración de flotas se centran en capturar datos para crear una imagen del comportamiento del conductor, estos puntos de datos incluyen:
- Eventos de exceso de velocidad
- Aceleración pesada
- Frenado dura
- Curvas agresivas
- Violaciones a señales de alto
Las soluciones más sofisticadas que incorporan cámaras de tablero inteligentes pueden proporcionar información adicional al aplicar contexto a los eventos. Por ejemplo, se puede ver que un conductor frena duro regularmente al cambiar de carril o que un conductor con frecuencia acelera rápidamente y no mantiene suficiente espacio entre él y el vehículo que está delante. Las cámaras de tablero inteligentes también tienen la capacidad de identificar acciones positivas del conductor y eventos adicionales que incluyen:
- Conducir distraído - estar en el teléfono mientras conduce
- Tailgating – seguir al vehículo de en frente demasiado de cerca
- Violaciones de postes de señales - incluyendo señales de alto y sin señales de giro en U
- Conducir sin cinturón de seguridad
Con la gran cantidad de datos de seguridad disponibles, es importante que los análisis de administración de flotas simplifiquen estos datos y te brinden información procesable. El uso de cuadros de mando personalizables del conductor es una excelente manera de simplificar el seguimiento de la seguridad del conductor y mantener tu instrucción enfocada en áreas clave de mejora.
Cumplimiento
El análisis de administración de flotas facilita el descubrimiento de la fuente de problemas que pueden suponer un riesgo para el cumplimiento. Un área clave es la administración de la fatiga y es importante que los operadores de flotas hagan un seguimiento de cuántas horas han trabajado los conductores, que los conductores estén tomando los descansos requeridos y tengan visibilidad de las horas disponibles para planificar los horarios de trabajo.
Un dispositivo electrónico de registro (ELD por sus siglas en inglés)* captura las horas de los conductores en tiempo real y los datos de descanso, notifica proactivamente a los conductores de los descansos requeridos y mantiene a los gerentes de flota actualizados sobre las horas disponibles. Es importante que tu análisis de administración de flotas tome estos puntos de datos y le brinde a ti y a tus conductores un acceso rápido y fácil a esta información, para que puedas mantener a tus conductores seguros y libres de violaciones.
Otras áreas de cumplimiento que los análisis de administración de flotas pueden agilizar son los informes del Acuerdo Internacional de Impuestos sobre el Combustible (IFTA por sus siglas en inglés)* y los Informes Digitales de Inspección Vehicular (DVIR por sus siglas en inglés)*. Al capturar datos en tiempo real, los informes de impuestos sobre el combustible pueden automatizarse y los eventos de mantenimiento del vehículo se pueden escalar y resolver rápidamente.
*En cumplimiento de las regulaciones estadounidenses
Mantenimiento
Los análisis en un sistema de administración de flotas deberían permitirte obtener una imagen completa de los requisitos de mantenimiento de su flota. Mediante el uso del sistema de administración de mantenimiento computarizado, puedes crear programas de mantenimiento que se pueden asignar a tus vehículos y rastrear qué mantenimiento ya pasó, cuál vence ahora y cuál está terminado. Con todo el mantenimiento completado almacenado digitalmente, las herramientas de análisis de administración de flotas pueden informar sobre el mantenimiento completado, el costo y desglosar esto por ingeniero y vehículo.
El software de mantenimiento de flotas también debería brindarte una mejor visibilidad de los próximos requisitos de mantenimiento, lo que te permitirá pronosticar el inventario de piezas y el tiempo de inactividad del vehículo. Esto puede ayudarte a reducir el tiempo que los vehículos están fuera de la carretera y reducir el impacto de los eventos de mantenimiento en tu administración.
Ambiente
Como operadores de negocios sustentables, todos nos enfocamos en garantizar que el impacto ambiental sea mínimo, pero con los precios del gas subiendo rápidamente, los operadores de flotas tienen otra razón más para enfocarse en reducir el uso de combustible. El software de administración de flotas proporciona datos en dos áreas clave:
- Comportamiento del conductor: Al rastrear casos de tiempo de inactividad excesivo y malos comportamientos de manejo, como el exceso de velocidad y la aceleración severa, puedes usar datos telemáticos para implementar políticas y capacitación para limitar el desperdicio. Las plataformas también pueden rastrear la economía de combustible del conductor e incluso pueden clasificar a los conductores, lo que te permite crear programas de recompensa.
- Kilometraje innecesario: Al tener datos en tiempo real sobre la ubicación de tus conductores, puedes optimizar la asignación de trabajo al asegurarte de que estás despachando trabajos al vehículo más cercano disponible. También puede monitorear si los vehículos se están utilizando fuera del horario de trabajo, el kilometraje conducido y los costos asociados.
Utilización
Tu sistema de administración de flotas debe proporcionar datos para respaldar la planificación de la capacidad al proporcionar un acceso rápido a la información de utilización de vehículos y activos. Con datos que muestran qué nivel de utilización tienes en tus activos, puedes comprender si necesitas adquirir vehículos adicionales o si puedes cubrir la demanda con tus recursos actuales.
Los sistemas más avanzados también pueden ayudar a identificar áreas de ineficiencia que pueden liberar capacidad. Por ejemplo, pueden resaltar si hay sitios específicos de clientes donde los tiempos de espera son excesivos, si ciertos tipos de trabajo están tomando a un conductor más tiempo que otros o si hay una ruta que sigue ralentizándose debido a la congestión del tráfico.
5 consejos para desbloquear el valor de los análisis de administración de flotas
1. Define las preguntas que deseas responder
Antes de capturar datos valiosos, primero debes determinar los datos más importantes a recopilar. Determinar qué problemas deben abordarse y las preguntas que necesitas responder es el primer paso para desbloquear el valor de los datos analíticos. Las reuniones con gerentes, supervisores y líderes de grupo son una excelente manera de conceptualizar áreas críticas e identificar las preguntas que necesita responder.
2. Describe los datos que responderán a esas preguntas
Una vez que conoces las preguntas que quieres responder, puedes mirar los datos y ver qué métricas te ayudarán a entender el rendimiento y mostrar mejoras. Los análisis de administración de flotas utilizan tecnología innovadora e impulsada por IA para proporcionar a los administradores datos que ayudan a resolver problemas a corto y largo plazo. Ya sea evaluando la conducción distraída, el uso no autorizado, el consumo excesivo de combustible o la planificación de compras, los administradores encontrarán estos datos fácilmente disponibles y accesibles.
3. Crea reportes simples y accesibles
Una vez que sepas en qué métricas enfocarte, es importante crear informes digeribles, informativos e inequívocos que se puedan compartir fácilmente dentro de los equipos. El software de administración de flotas está diseñado para hacer que los datos sean fácilmente accesibles a través de informes, cuadros de mando y funciones de búsqueda, ahorrando a los administradores de flotas una gran cantidad de tiempo al automatizar los procesos administrativos.
4. Desarrolla un Plan de Acción de Mejora Dedicado
Capturar e informar sobre los datos es solo el primer paso. Es importante que establezcas reuniones periódicas de revisión del desempeño y tengas un plan de acción dedicado que se centre en impulsar el cambio en las áreas clave de mejora. Establecer una clara apropiación de las acciones y plazos es otra manera de asegurar que se está avanzando.
5. Prepárate para implementar cambios
La modificación de comportamientos y procedimientos de larga data requiere liderazgo y apoyo de los empleados. Los administradores de flotas deben prepararse para seguir adelante con los cambios obteniendo apoyo de liderazgo en proyectos de modificación respaldados con datos de rendimiento e impacto.
Mira cómo podemos ayudar
Entendemos que tu negocio es único, por lo que tenemos un enfoque de escuchar primero y nuestro objetivo es comprender cómo podemos ayudarte a avanzar hacia el logro de tus metas a corto y largo plazo. Nuestro software de administración de flotas se centra en proporcionar la información adecuada para que los administradores puedan implementar rápidamente la toma de decisiones basada en datos en tu negocio. Si estás pensando que deberías sacar más de los análisis de administración de flotas, contáctanos hoy para hablar con uno de nuestros expertos.