Guía definitiva para integrar el software de administración de flotas

Tabla de contenidos

1. ¿Cómo funciona la integración del software de administración de flotas?
2. Tipos de integración del software de administración de flotas
3. Integración del software de administración de flotas: Pasos para el éxito​

¿Cómo funciona la integración del software de administración de flotas?

Las integraciones de software de administración de flotas pueden adoptar muchas formas distintas y las necesidades de los clientes varían en función del tamaño de la empresa y del sector en el que operan. Sin embargo, la razón clave para integrar el software de administración de flotas es reunir toda la información en un solo lugar para crear una visión más completa de las operaciones de la empresa.

Proceso de integración

El proceso de integración del software de administración de flotas implica conectar distintas aplicaciones de software para mejorar la eficacia del flujo de trabajo, la visibilidad operativa y la precisión de los datos. Todos los programas de software utilizados por las operaciones de flota capturan y utilizan información, y el objetivo de la integración es reunir esta información en un único sistema. En este sentido, el software sirve de conducto para recuperar o contabilizar información.

Muchas aplicaciones de software de administración de flotas empresariales tienen integraciones preconfiguradas con socios del sector que ofrecen una forma sencilla de reunir los datos. Cuando no se dispone de una integración preconfigurada, se puede utilizar una Interfaz de Programación de Aplicaciones (conocida como API) para crear la integración. Una API es un conjunto de definiciones y protocolos que permiten a las aplicaciones informáticas comunicarse y compartir información.

Tipos de integración del software de administración de flotas

Al planificar la integración de un software de administración de flotas, hay tres áreas principales de atención: operaciones, seguridad y cumplimiento. Aquí tienes 8 de las integraciones más impactantes para las operaciones de flotas.

1. Optimización de rutas. Las integraciones con software de planificación y optimización de rutas permiten introducir las rutas más eficientes en una plataforma de administración de flotas en la que se pueden utilizar herramientas de gestión de trabajos, como comprobantes de entrega y rutas GPS. Los datos de cumplimiento de la ruta y los detalles de la prueba de entrega se envían al software de optimización de rutas, lo que permite un análisis de lo planificado frente a lo real.
2. Integraciones contables. Pueden incluir nóminas, rastreo de gastos y facturación para estar al tanto de los costos de la flota. Algunas de las integraciones contables más frecuentes comparten los datos de kilometraje de la empresa para automatizar las reclamaciones de gastos por kilometraje, las horas de inicio y fin (derivadas del encendido) para validar las hojas de horas y la información sobre el tiempo in situ para calcular los costos de las facturas.
3. Administración de costos de vehículos y equipos. El software de administración de flotas ayuda a las empresas a gestionar su flota con eficacia cada día y recopila datos valiosos que deben utilizarse para evaluar el coste total de propiedad y al tomar decisiones sobre los ciclos de sustitución. La integración de datos como la utilización y los costos de mantenimiento proporcionará información que ayudará a tomar decisiones más eficaces sobre los recursos de la flota.
4. Tarjeta de combustible. Las integraciones con proveedores de tarjetas de combustible permiten a los gestores de flotas comprobar que los vehículos están en la gasolinera cuando se registraron los cargos de la tarjeta de combustible y que la cantidad de combustible que se dispensa no supera la capacidad del depósito de los vehículos. Esto ayuda a garantizar que todo el combustible que se compra se utiliza en los vehículos de la empresa.
5. Mantenimiento. Muchos sistemas de gestión de flotas incluyen aplicaciones de programación del mantenimiento, pero a veces se necesita una plataforma de mantenimiento específica, sobre todo cuando el mantenimiento se gestiona internamente. Las aplicaciones de mantenimiento pueden automatizar la programación del mantenimiento y la creación de órdenes de trabajo, introduciendo los datos del odómetro del vehículo, las horas del motor y las inspecciones antes y después del viaje.
6. Control de la temperatura. Extrayendo datos de temperatura de la unidad de refrigeración de tu camión o remolque, el back office puede controlar y recibir alertas sobre los cambios de temperatura que pueden afectar al estado de la carga. Esto ayuda a las empresas a tomar medidas proactivas para proteger la carga sensible a la temperatura.
7. Sistemas de administración del transporte. Para muchas empresas de transporte, su sistema de administración del transporte (TMS) es fundamental para sus operaciones de planificación, facturación y envío. Al integrar el software de administración de flotas, los datos de horas de servicio del conductor en tiempo real pueden utilizarse para planificar la carga, los comprobantes de entrega pueden utilizarse para facturar y los datos de viaje pueden utilizarse para controlar el cumplimiento de la ruta.

Integración del software de administración de flotas: Pasos para el éxito

Aunque muchas empresas se muestran aprensivas ante el proceso de integración del software de flotas, es importante recordar que sólo se trata de un intercambio de datos. El proceso comienza identificando a un proveedor con una reputación demostrada y un excelente servicio de atención al cliente, que pueda ayudarte desde la definición del alcance hasta el lanzamiento y la fase de mantenimiento. También querrás un proveedor con experiencia trabajando con empresas de un tamaño y un sector similares a los tuyos, para garantizar la alineación con tus necesidades empresariales.

He aquí algunos hitos clave a tener en cuenta durante la implantación.

Paso 1: Identificar las necesidades y objetivos de la empresa

Antes de iniciar el proceso de integración, primero debes identificar las necesidades y objetivos empresariales que debe abordar la solución. Lo mejor es entrar en el proceso sin nociones preconcebidas, independientemente de que hayas utilizado sistemas similares en el pasado. Trabaja con tu proveedor hablando primero de tus resultados deseados. Esto te permitirá trabajar a partir de ahí y llegar a soluciones personalizadas.

Paso 2: Determinar las capacidades de integración

Una vez identificadas tus necesidades y objetivos, trabaja con tu proveedor para determinar los detalles de las integraciones que necesitarás. Para facilitar un entorno conectado, tu proveedor tendrá que entender cómo encaja mejor el software con tus operaciones empresariales actuales, qué partes de tu empresa necesitan optimizarse y los tipos de datos que intercambiarás entre sistemas.

Paso 3: Planificar y preparar una estrategia de integración

Una vez contabilizadas todas las integraciones, tendrás que planificar tu estrategia de integración. Esto implica decidir el calendario de las integraciones, la logística de las transferencias de datos y la preparación de los datos. Esto puede implicar un proceso de varias etapas, y puede ser necesario limpiar y estandarizar tus datos para garantizar un mapeo y una compatibilidad adecuados.

Paso 4: Prueba y soluciona los problemas de tu integración

Una vez que el conjunto de datos esté listo, tendrás que probar tus integraciones para asegurarte de que las transferencias de datos se producen según lo esperado. Esto puede implicar ejecutar varios escenarios de prueba y pruebas de validación para identificar cualquier error o problema. Si se identifica algún problema, puedes resolverlo con tu proveedor para solucionar las anomalías.

Paso 5: Ponerlo en marcha y controlar el rendimiento

Una vez probadas todas las integraciones, es hora de poner en marcha tu software integrado de administración de flotas con tu proveedor. Querrás seguir supervisando el rendimiento en el entorno real para asegurarte de que todas las transferencias de datos son precisas y óptimas. Revisa los datos con regularidad y ajusta las integraciones según sea necesario para garantizar un éxito continuado.

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