El software de rastreo de flotas reúne información e informes de diagnóstico de flotas de vehículos o equipos mediante satélites GPS y datos celulares. Además de cumplir las normas de conformidad, el software de rastreo de flotillas proporciona información valiosa sobre el uso y los costos del combustible, la seguridad del conductor y del operador y el mantenimiento.
Las empresas que dependen de flotas de vehículos o equipos pueden agilizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia operativa con el software de rastreo de flotillas adecuado. Tanto si quieres rastrear la ubicación de unos pocos vehículos como si necesitas un conjunto completo de herramientas de rastreo de flotas por GPS, esta guía del comprador está diseñada para ayudarte a tomar una decisión informada basada en lo que es mejor para tu negocio.
El rastreo satelital de flotas por GPS funciona instalando una unidad GPS en tu vehículo o maquinaria pesada. Esta unidad se conecta al puerto de diagnóstico OBDII del vehículo y extrae información valiosa del ordenador de a bordo del vehículo. Utilizando una red de satélites GPS y datos de telefonía móvil, el dispositivo envía información, como la ubicación del vehículo, el kilometraje, el estado del encendido, el consumo de combustible y las notificaciones de mantenimiento, a la nube, donde los datos se analizan y destilan en informes y dashboards fáciles de leer y basados en las preferencias del usuario final.
El rastreo de flotas por GPS también ayuda a los conductores a comunicarse con la oficina, transmitir formularios directamente a través de su dispositivo móvil y cumplir las normativas estatales y federales.
La capacidad de seguir y rastrear el movimiento de vehículos y equipos a través de una red por satélite o celular es quizá el caso de uso más conocido del software de rastreo de flotas. Sin embargo, hay muchas otras funciones que las empresas utilizan y, al evaluar a los proveedores, también debes tener en cuenta su capacidad en estas áreas:
Cumplimiento
Un sistema completo de rastreo de flotas por GPS debe ser capaz de cumplir todos los requisitos mínimos de conformidad con ELD, DVIR, IFTA y otros.
Seguridad
Un sistema que pueda registrar e informar sobre incidentes de seguridad, incluidos malos comportamientos al volante, uso no autorizado y mantenimiento.
Combustible
Como principal partida de gastos para muchas empresas, el software de rastreo de flotas adecuado hará un seguimiento del gasto en combustible y controlará su uso para identificar comportamientos derrochadores, como el ralentí excesivo y la aceleración agresiva, con alertas en tiempo real.
Mantenimiento
La capacidad de rastrear y supervisar el mantenimiento programado y proporcionar alertas en tiempo real cuando los vehículos o el equipo requieren mantenimiento es una característica clave de un sistema robusto de rastreo de flotas.
Productividad
La optimización de rutas con datos meteorológicos y de tráfico y las soluciones de flujo de trabajo personalizables, como el comprobante de entrega, son otro componente clave.
Integraciones
Una API abierta que se integre con aplicaciones de terceros es esencial para agilizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia. Busca un proveedor de rastreo de flotas con socios integradores que se adapten a tu negocio o permitan conexiones personalizadas.
Cámaras en los tableros
Las cámaras de los dashboards proporcionan lo último en visibilidad de la flota y eliminan los juegos de adivinanzas cuando se trata de investigar incidentes. Se acabaron los líos con el seguro con vídeos HD segundo a segundo. Las opciones de cámara incluyen vistas hacia delante, hacia el conductor y de 360 grados.
Cada operación de flota es única y necesita medir distintos KPI que se ven afectados por el comportamiento de los conductores. Desde el control de la productividad hasta la creación de programas de seguridad, tenemos la solución para satisfacer tus necesidades.
El rastreo de flotas hace que los vehículos sean más eficientes controlando, grabando e informando sobre el comportamiento del conductor, el uso no autorizado, el tráfico y el tiempo. Desde la optimización de rutas y la comunicación con el conductor hasta la seguridad y el cumplimiento, el rastreo de flotas ayuda a las empresas a reducir costes y medir la eficiencia.
Rastreo de la ubicación
Con una precisión milimétrica sobre la ubicación de vehículos y equipos, las empresas pueden agilizar la comunicación con los clientes, mejorar la administración de los trabajos, controlar el uso no autorizado de los vehículos y proteger los activos de robos y usos indebidos.
Informes y análisis
Con más de cien informes predefinidos y la posibilidad de crear tus propios informes y dashboards personalizados, el software de rastreo de flotas adecuado proporciona una visibilidad sin parangón de todos los aspectos de tu flota.
Cumplimiento de normativa
Evita costosas multas y tiempos de inactividad de los vehículos con las herramientas de cumplimiento adecuadas para tu empresa. Desde el ELD hasta los informes de impuestos sobre el combustible, es imprescindible garantizar que tu flota cumple las leyes nacionales, estatales y locales.
Seguridad
Visualiza los incidentes de seguridad en tiempo real con datos segundo a segundo integrados en la tecnología de cámaras. Recibe alertas y notificaciones instantáneas cuando se superen los umbrales de seguridad y reduce las demandas frívolas con cámaras HD en el salpicadero que ofrecen vistas de 360 grados.
Mantenimiento
Mantente al tanto del mantenimiento preventivo según las recomendaciones del fabricante o establece tu propio programa de mantenimiento. Reduce el tiempo de inactividad del vehículo sabiendo qué mantenimiento debe realizarse y cuándo. Digitaliza los DVIR y otras inspecciones para obtener actualizaciones de estado instantáneas.
Aplicaciones para el conductor
Busca una solución que incluya una aplicación completa para el conductor con funciones de comunicación, envío de trabajos, comprobantes de entrega e inspecciones antes y después del viaje. Muchas aplicaciones incluyen también funciones de ruta basadas en los atributos del camión y de la carga, lo que suele ser deseable en función del tamaño de tus vehículos o de la carga que transportas.
Flexibilidad del hardware
Asegúrate de que tu proveedor de rastreo de flotas ofrece una gama de soluciones de hardware, incluido hardware reforzado para equipos pesados y opciones a prueba de manipulaciones para el cumplimiento de las normas. Asegúrate también de preguntar por las opciones de autoinstalación.
Asistencia
Los proveedores de software de rastreo de flotas ofrecen una amplia gama de servicios de asistencia, desde la instalación hasta la puesta en marcha, pasando por las opciones de autoinstalación. La formación a la carta y la asistencia técnica 24 horas al día, 7 días a la semana se han convertido en la norma.
26%
Vio reducción en accidentes
28%
Vio un mejor comportamiento del conductor
53%
Vio menos infracciones de seguridad
El entrenamiento es un aspecto que a menudo se pasa por alto, pero que es muy importante a la hora de seleccionar el software de rastreo de flotas por GPS adecuado. Poner fuera de servicio tu flota y a tus conductores para la instalación y la formación puede ser costoso. Investiga el historial de instalación de tu proveedor y considera una implantación profesional para asegurarte de que vuelves a estar operativo lo antes posible.
¿Cómo será mi proceso de instalación?
Una vez elegido el proveedor, tendrás que indicar el año, la marca y el modelo de los vehículos o bienes que deseas rastrear. La precisión es importante, ya que garantizará que el proveedor de rastreo de flotas configure tu software para los tipos de vehículos y activos correctos. La mayoría de los proveedores ofrecen opciones de instalación gestionada y autoinstalación. Asegúrate de programar la instalación en una fecha, hora y lugar que funcionen para tu empresa y trabaja con un proveedor que ofrezca programas de instalación flexibles para garantizar que tu empresa siga en marcha.
¿Qué formación habrá disponible?
La formación es importante, ya que ayudará a garantizar un proceso de incorporación sin problemas. Elige entre formación en directo con instructor o formación a la carta para adaptarla a tu horario. La formación en la aplicación y las herramientas de asistencia te ayudarán a entender cómo utilizar el sistema y a resolver rápidamente cualquier problema. Asegúrate de preguntar si los materiales de formación están disponibles en varios idiomas.
¿Qué nivel de atención al cliente puedo esperar?
La mayoría de los proveedores de rastreo de flotas por GPS ofrecen asistencia telefónica y por correo electrónico, pero asegúrate de que el horario de asistencia se ajusta a tu modelo de negocio. Aunque la asistencia 24/7 es más habitual, no todos los proveedores la ofrecen. La asistencia telefónica bilingüe es crucial en el mercado global actual.
El software por sí solo no es la respuesta. Aprovecha nuestros servicios profesionales de formación añadida, atención al cliente y mucho más para asegurarte de que obtienes aún más valor de tu software de administración de flotas.
Las empresas utilizan el software de rastreo de flotillas por varias razones, la más común de las cuales es controlar la ubicación de los vehículos y los comportamientos de conducción. Otros requisitos empresariales son la seguridad y el cumplimiento, la productividad y el control del combustible y el mantenimiento. Con la tecnología adecuada, las empresas pueden aumentar la eficacia, aumentar la productividad, mejorar la seguridad y ampliar el ciclo de vida de los vehículos y otros equipos.
Los dispositivos GPS de rastreo satelital de flotas se instalan bajo el salpicadero y se conectan al ordenador de a bordo del vehículo, normalmente a través del puerto OBDII del vehículo. Esto suele hacerlo un instalador profesional y, una vez terminado, el dispositivo es prácticamente invisible. También se puede instalar en la cabina una tableta móvil u otra unidad de visualización que interactúe con el dispositivo GPS y permita compartir información entre los conductores y la oficina.
El software de rastreo de flotillas da a las empresas acceso a literalmente cientos, si no miles, de puntos de datos de un solo vehículo, como la ubicación, el estado de encendido, el kilometraje, el uso de combustible, el mantenimiento, el tráfico, el tiempo y una plétora de puntos de datos relacionados con la seguridad, como el exceso de velocidad, las infracciones del cinturón de seguridad y mucho más.
La mayoría de los dispositivos GPS de rastreo de flotas tienen una precisión de tres metros para la información de localización y pueden depender de la frecuencia de las transmisiones de datos para otras métricas, como el kilometraje y el estado del encendido. Un servicio deficiente también puede afectar a la precisión. Con el rastreo de flotas por GPS, tu dispositivo debe estar en comunicación con al menos cuatro satélites para obtener la máxima precisión, pero puede seguir informando con tan sólo una conexión.
Dicho esto, cuando el servicio es escaso o nulo, o se interrumpe debido a las condiciones meteorológicas, los datos se almacenan localmente en el dispositivo y se cargan cuando se restablece la conexión. Esto es menos problemático hoy en día gracias a la mejora de las redes de telefonía móvil y al aumento de satélites GPS.
Cuando hayas seleccionado el software de rastreo de flotillas adecuado para tu empresa, busca una empresa que pueda implantar una solución con el menor tiempo de inactividad posible. Algunos proveedores ofrecen servicios de guante blanco para garantizar que tu sistema esté en funcionamiento y que tu personal esté totalmente formado lo antes posible.
La mayoría de los proveedores de software de rastreo de flotas ofrecen integraciones con aplicaciones de terceros y proporcionan una API abierta para soluciones personalizadas. Esto es importante si esperas vincular tu sistema de rastreo de flotas a otros sistemas de tu organización. Un poco de investigación en Internet te ayudará a identificar qué integraciones existen y cómo pueden ayudarte a agilizar tus operaciones.
El sistema de rastreo de flotas por GPS proporciona responsabilidad. El rendimiento de cuentas es vital para el éxito de una plantilla, y los datos demuestran que los "buenos" empleados suelen acoger bien este tipo de sistemas. Para empezar, presenta la idea del sistema a todos los conductores a la vez. Esto limita la propagación de los "chismes" y permite a los conductores conocer el sistema de primera mano. No instales un sistema antes de informar a los conductores, ya que esto puede violar la confianza. Y asegúrate de dar a conocer a tus conductores las ventajas de un sistema de este tipo, como los programas de recompensa y reconocimiento basados en el comportamiento del conductor y otros parámetros importantes de la conducción.
Lo mejor de los sistemas modernos de rastreo de flotillas es la movilidad. Gracias a la compatibilidad con tabletas, smartphones y otros dispositivos móviles, los operadores de flotillas y los propietarios de empresas tienen acceso a la información que necesitan, cuando y donde la necesitan. La tecnología en la nube significa que los datos en tiempo real llegan a cualquier dispositivo y están siempre sincronizados con otras máquinas.
