- Recursos clave
- ¿Qué debes buscar en una solución de software de mantenimiento de flotas?
- Minimizar el tiempo de inactividad
- Detección precoz de problemas y mantenimiento preventivo
- Reducir el papeleo
- Agilizar el proceso de mantenimiento
- Consejos para encontrar proveedores de software de mantenimiento de flotas
- Tomar una decisión sobre el software de mantenimiento de flotas
Recursos clave
Mantener tu flota en perfecto estado de funcionamiento es imprescindible para el éxito de tu empresa, ya que los fallos de mantenimiento provocan retrasos en los proyectos, pérdida de tiempo y de dinero. El software de mantenimiento de flotas puede ayudar a mitigar estos problemas. El software permite realizar revisiones de mantenimiento periódicas, reduce el papeleo y el tiempo de inactividad de vehículos y equipos. Exploremos las características que debe ofrecer una solución de mantenimiento de flotas.
¿Qué debes buscar en una solución de software de mantenimiento de flotas?
El software de mantenimiento de flotas debe proporcionar información, herramientas y estructura al gerente de mantenimiento. Estos conocimientos permiten a los administradores de mantenimiento tomar decisiones informadas sobre el aumento del rendimiento de la flota. Al revisar el software de mantenimiento de flotas, es importante que evalúes cómo te ayudarán las herramientas a conseguir tus objetivos de mantenimiento, que suelen incluirse en una, o varias, de las siguientes categorías.
- Minimizar el tiempo de inactividad del vehículo/equipo
- Detección precoz de posibles problemas
- Reducir el papeleo
- Agilizar el proceso de mantenimiento
Exploremos cada una de estas áreas con más detalle a continuación.
Minimizar el tiempo de inactividad
El mantenimiento no planificado de los vehículos provoca tiempos de inactividad de los equipos, lo que puede alargar los plazos de los proyectos, retrasar los trabajos y generar altos sobrecostos. El software de mantenimiento de flotas ofrece a los administradores visibilidad de las tareas de mantenimiento programadas, lo que les permite planificar las actividades de mantenimiento en función de los compromisos laborales. Mantener estos calendarios es fácil y puede automatizarse en función de las lecturas del odómetro, las horas de motor o plazos fijos.
El software de mantenimiento de flotas no sólo permite a los administradores planificar eficazmente los programas de mantenimiento, sino también almacenar proactivamente las piezas de uso frecuente para el próximo mantenimiento. Al prever proactivamente la necesidad de determinadas piezas, puedes evitar que los vehículos queden fuera de la carretera por falta de existencias, lo que es aún más importante con los retos actuales de la cadena de suministro.
Mediante una planificación proactiva de los recursos y programas de mantenimiento preventivo, los gestores de mantenimiento de flotas pueden mantener operativos sus vehículos y equipos y mejorar la salud y fiabilidad generales.
Detección precoz de problemas y mantenimiento preventivo
Los problemas de mantenimiento de la flota pueden tener efectos adversos, como retrasos en los proyectos y aumento de los costos. El software de mantenimiento de flotas ayuda a evitar estos problemas detectándolos a tiempo o previniéndolos con programas de mantenimiento preventivo. El software permite a los administradores crear programas que lleven un rastreo de las necesidades de mantenimiento de toda la flota y permite establecer reglas sobre cuándo deben acudir los vehículos para su mantenimiento. Por ejemplo, si un vehículo alcanza un kilometraje específico en su odómetro, el sistema puede enviar notificaciones sobre el mantenimiento que debe realizarse en ese hito.
Los administradores de mantenimiento también pueden utilizar esta función para decidir cuándo retirar un vehículo de la flota. Con el tiempo, tu organización tendrá que sustituir vehículos y equipos, y con una base de datos de mantenimiento, los administradores pueden tomar decisiones sobre qué sustituciones deben priorizarse en función de los costos de funcionamiento. Estas reglas también pueden aplicarse a otros equipos de la flota, como generadores, torres de iluminación y remolques.
Reducir el papeleo
El papeleo es una realidad de la gestión de cualquier empresa, pero el software de mantenimiento de flotas puede reducir la carga de trabajo. Al digitalizar los procesos de mantenimiento, puedes reunir toda la información de mantenimiento en un solo lugar, de modo que puedas organizar fácilmente los programas y llevar los registros de tu flota. El software de mantenimiento debe tener la capacidad de crear programas de mantenimiento, mostrar cuándo vence el mantenimiento, registrar cuándo se ha completado el mantenimiento y capturar información clave, como quién ha completado el mantenimiento, el costo y los documentos justificativos, como facturas o avisos.
El software de mantenimiento también debe tener la capacidad de enlazar con aplicaciones de inspección previa y posterior al viaje. Estas herramientas suelen basarse en aplicaciones móviles y proporcionan a los conductores un formulario estructurado que deben presentar antes de iniciar el viaje y después de haberlo completado. La información capturada en estos formularios se registra y cualquier problema de mantenimiento detectado se comunica instantáneamente al equipo de mantenimiento para que pueda programar el trabajo.
Agilizar el proceso de mantenimiento
El beneficio final es la racionalización del proceso de mantenimiento. Los administradores podrán ver la productividad de los técnicos, el historial de cada vehículo y activo, los detalles de los costos de mantenimiento y las razones escritas por las que fueron necesarias las reparaciones. Con todos los datos en un solo lugar, los administradores de mantenimiento pueden dirigir un departamento más eficiente.
Digitalizar el proceso de mantenimiento elimina las desconexiones de cada fase. Digitalizar el mantenimiento permite a los administradores:
- Crear programas de mantenimiento basados en datos de uso de vehículos/equipos y tablas de tiempos de mantenimiento sugeridos, según el vehículo o activo que se esté manteniendo.
- Recibir recordatorios automáticos cuando los vehículos y activos deban ser revisados.
- Presentar solicitudes de trabajo digitalmente, lo que reduce el despilfarro y crea un rastro digital de responsabilidad.
- Informar sobre los registros de mantenimiento y el estado de los activos a los directivos de todos los niveles de la organización.
Consejos para encontrar proveedores de software de mantenimiento de flotas
Cuando busques un nuevo socio, debes ponerte en contacto con al menos tres proveedores diferentes del mercado. Al entrevistar a tres proveedores, aprenderás qué funciones son estándar y cuáles son más difíciles de encontrar. Asegúrate de pedir una demostración del producto antes de incorporarte a un nuevo proveedor de soluciones. Por último, es esencial que conozcas el grado de implicación del proceso de incorporación. Si no estás satisfecho con tu proveedor actual o si tu contrato está a punto de expirar o renovarse, investiga bien y asegúrate de que tienes el socio adecuado para los próximos años.
Tomar una decisión sobre el software de mantenimiento de flotas
Después de leer este artículo, esperamos que hayas aprendido lo que un sistema de mantenimiento de flotas puede hacer por tu organización. En Teletrac Navman, ofrecemos nuestro propio software de administración de flotas empresariales con una solución de mantenimiento totalmente integrada. Nuestro software reúne telemática, aplicaciones de flujo de trabajo, planificación del mantenimiento y soluciones de seguridad para conductores en una plataforma que permitirá a tus equipos de mantenimiento y a toda tu empresa alcanzar mayores niveles de eficacia. Si estás interesado en saber más sobre si nuestra solución es adecuada para ti, o para obtener precios, ponte en contacto con nosotros en el (81) 8248 4600 o rellena el formulario de la parte superior de esta página.
